¿Hasta cuántos MB se puede cargar los documentos?
Se puede cargar hasta 5MB . Sin embargo, se recomienda que el proceso de digitalización sea óptimo para que tenga un peso bajo con un documento legible.
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¿Se podrá buscar documentos en los que mi área no se encuentre mencionada?
No, ya que los documentos solo involucran a las areas que lo trabajaron o se encuentran en el flujo. Sin embaro, pueden hacer la consulta de seguimiento del documento a través del portal de mesa de partes.
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¿Cómo se firma los anexos?
¿Cómo devolver un documento errado?
Se puede devolver un expediente de manera inmediata, usando el documento proveído.
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¿Se va a seguir trabajando con las Hojas de Ruta?
Con el nuevo Sistema de Gestión Documental las hojas de ruta ahora se llamarán expediente.
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¿Qué pasa si se requiere varias firmas?
Si se requiere varias firmas, se usa los vistos buenos y solo el encargado del documento o del area puede firmar y emitir el documento final.
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¿Cómo se debe derivar el documento al jefe para su firma?
Se pone el expediente «Para Despacho» , desde donde se esta creando el expediente.
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¿Un anexo puede tener más de 1 hoja?, ¿Se debe poner el visto bueno en cada una de las hojas?
¿Cómo va a quedar la información de los informes, cartas y demás del antiguo sistema de trámite?
La información del sistema quedará como histórico para consultas
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Si el expediente de una unidad orgánica se deriva a otras unidades orgánicas, sigue en mi bandeja? ¿Podría continuar con el historial de ese expediente?
Si queda como un registro en nuestra bandeja y así poder seguir haciendo el seguimiento
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¿Dónde puedo ver los reportes de enviados?
En el menu «Consultas» se tiene un catálogo de reportes para poder buscar los expedientes.
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¿Es necesario que la secretaria o apoyo administrativo cuente con un certificado digital (firma digital)?
¿Para consultar una HR antigua?, ¿Cuál es el procedimiento a realizar?
¿Cómo asignar un documento al personal?
En destinatario debe colocar la unidad orgánica y luego seleccionar el personal a quien desea asignar.
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Cuando se implemente el nuevo sistema y se genere un informe, notas, memorandums u otros documentos, ¿Continuará el correlativo de los documentos o se inicia de cero?
¿Seguirá habiendo derivaciones? Es decir en el sistema actual los documentos llegan a mi Jefe y mi Jefe los deriva a los coordinadores y/o asesores, en este sistema, se podrá hacer lo mismo?
Sí, sí se podrá hacer derivaciones o asignaciones al personal que se requiera.
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¿Los especialistas siempre firmarán?
Si el documento lo amerita y tienen certificado digital si pueden firmar.
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¿Los que emiten los documentos tiene la obligación de dar V°B° o solo basta con la firma del Jefe?
Si el documento amerita los vistos buenos se tiene que solicitar aquello.
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¿Hasta cuántos anexos se puede cargar?
¿Cuáles son las ventajas de este nuevo Sistema de Gestión Documental, respecto al anterior sistema.
Está enmarcado a la normativa actual del estado, además de su uso fácil, ágil y versátil.
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¿Se va poder enviar los documentos por el Sistema de Gestión Documental?
Para el envío de documentos por courrier, ¿El sistema genera cargos?
En el sistema de trámite actual existe mensajería a través del cuál se crean las hojas de envíos para notificar a los obligados. ¿Este nuevo sistema de trámite va a tener también mensajería?
El sistema tiene un menú de mensajería, ahí tiene diversas opciones de uso.
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Si se recibió el documento, ¿Se puede anular la recepción para que la oficina que emitió mal el documento lo pueda modificar y/o actualizar?
¿Quién nos brinda el usuario?
Los documentos del sistema de trámite vigente, ¿Se encontrarán en el nuevo que van a implementar?. Sino como haríamos para ubicar los documentos generados años anteriores.
Los documentos del actual trámite documentario quedará como histórico para poder consultar cuando uno desee.
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Los documentos para emitir ¿Son sólo para el uso interno, o también es para externos como por ejemplo municipalidades?
Los documentos se pueden emitir para oficinas dentro del ministerio y también para agentes externos al ministerios ya sean personas ciudadanas, instituciones públicas, privadas y otros destinatarios.
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